間違いだらけのヘルプライン
わたしたちエンブリッジは約1,000社以上の上場企業、もしくは資本金5億円以上の企業さまのコンプライアンス室を対象にヒアリングを行ってまいりました。
今まさしく、企業の現場で起きている現実の状況から、最も多かった疑問にお応えします。
企業のヘルプラインに対する誤解
× ヘルプラインへの通報は少ないほどよい
× 取るに足らない些細な通報ばかりでうんざりしている
企業を取り巻く問題は、様々に変化し、様々な形で現れてきます。
企業を揺るがす問題の通報も、従業員個々の悩み相談から始まることも少なくありません。従業員からちょっとした問題点でも、気軽に上げてもらえるような仕組みをつくることが大切です。
表面的には 「些細なこと」 に見えることに対して、真摯に対応していくことが、問題を大きくしないためにも必要です。この小さな声の対応が、企業のコンプライアンス室のリスクマネジメント力を強く育ててくれると注目している企業も数多くあります。
過去の企業不祥事を見ても、現場の担当者が感じた 「違和感」 が経営陣に伝わらずに、問題を大きくしてしまったケースが一番多いのです。
× 通報に対する対応は、事案ごとに対処するしかない
ヘルプラインで問題が発見された場合の対応は、軽微な問題であっても、企業の存亡に関わるような重大な問題であっても基本的には同じです。
ヘルプラインからの通報を取り扱う組織を作り、初動体制～調査～通報者および社内外への報告～改善のための計画立案といった問題に対する対応方法を定めておくことが必要です。
こうした対応を日常の業務フローに組み込み、軽微な問題で繰り返し対応方法を確認しておくことで、重大な問題が発生した場合でも適切な対応が可能となります。
× ヘルプラインには重要な情報のみを挙げてもらいたい。だから敷居を低くしたくない。
従業員がヘルプラインを敷居の高いものだと感じている場合には、重大な問題が発生した場合でも通報を躊躇してしまうことが考えられます。
その場合、最も怖いことは、内部には言いにくいために、結局外側に内部情報が持ち出されてしまうことです。
従業員の抵抗感をなくすことが、まず対応すべき運用基準ではないでしょうか。
× ヘルプラインは企業の業績の向上につながらない。（後ろ向きなものでしかない）
問題を抱えたままで業務を続けることは、労働生産性を著しく低下させます。
問題を放置し、従業員の休職・退職につながれば、本人だけでなく、その周囲の者にまで影響が及び、企業としても労働生産性の低下は顕著なものとなります。特にその問題が外側へ噴出した際には、数十年かけて構築してきた企業のブランドイメージを一瞬で破壊してしまうことも、最近の事例で出てきている通りです。
ヘルプラインを通じて、問題を早期発見し、素早い対応を行うことは、会社にとって貢献度の大きなシゴトではないでしょうか。
× 外部ヘルプラインにしても通報の質や量は変わらない
朝日新聞社が47都道府県と15政令指定都市に対して行った調査によると、外部通報窓口がない45自治体のうち34自治体で通報自体がゼロであったのに対し、外部通報窓口を設けていた14自治体のうち9自治体で実際に通報があり、不祥事の発覚につながったとされています。
外部ヘルプラインにすることによる従業員の安心感は、数字で明確に表されています。
従業員の声に向き合うことが最大の企業防衛です
自動車メーカーのリコール事故隠しや食品会社の食品衛生法違反の例を見るまでもなく、内部告発が企業経営を揺るがす時代です。
内部告発者も最初から外部に通報しようと考えたわけではないでしょう。社内であげた小さな声に対して会社が何の対応もしなかった、してくれなかったと感じたからではないでしょうか。
きっと、最初にあげた小さな声には、その人が “会社にこう変わって欲しい” というたくさんの願いが込められていたのではないでしょうか。
外側に声が向いてしまったのは、会社がそうさせてしまったのかもしれません。
経営者の視点に立った場合、従業員の声に向き合うことはときに苦痛であるかもしれません。
しかし、小さな声に向き合い、それに対応し続けることが、全社的な危機対応能力の向上につながるのです。
理想のヘルプラインとは？
従業員にとって利用しやすいヘルプラインの必要条件
- 社外の第三者が受付である
- 匿名でも通報できる
- 勤務時間外でも通報できる
- 社外からでも通報できる
- 会社が通報を尊重してくれるという信頼感
通報が多数届いても対応できる
ヘルプラインが実効性のあるものになれば、ある程度の通報件数が発生します。
その際気をつけなければならないポイントは、あがってきた声に対する「対応スピード」です。社内の担当者が他の業務と兼務しながら、通報に対応するには自ずから限界があるのではないでしょうか。
通報受付後の対応につなげやすい
ヘルプラインを通じてあがってきた通報に対しては、何らかの対応が必要となります。
通報に含まれる問題点は何か、緊急の対応が必要か、などの分類をヘルプラインが行えば、その後の対応スピードに格段の差が出ます。
SEEDS net HELPLINEは、
上記の条件をすべてサポートするヘルプラインサービスです
従業員が通報しやすい
- 1. 社外の第三者が受付である
- SEEDS net HELPLINE は、その会社から独立した第三者として、通報を受け付けます。会社との間に 秘密保持契約 を結び、匿名による通報に対しては会社から求められても通報者の特定につながる情報を提供しません
- 2. 匿名でも通報できる
- 通報者は実名・匿名のどちらでも通報することができます
- 3. 勤務時間外でも通報できる
- 4. 社外からでも通報できる
- インターネットを利用したシステムですので、時間や場所を選びません
- 5. 会社が通報を尊重してくれるという信頼感
- 社外の第三者を窓口にするということは、会社が通報を尊重するという姿勢の表れです
「可視化を高める」 ことでコンプライアンス上の抑止力効果が働く
SEEDS net HELPLINE は、コンプラインス経営のブランディングをサポートいたします。
社内の会議室や打合せルームに貼る 「ポスター」 は内外の人から、 「これは何の取り組みですか？」 というような質問が出ることを想定しています。
関係者に配られる 「IDカード」 にも、その裏にコンプライアンス方針を記したりと、その企業ごとに工夫が可能です。
通報が多数届いても対応できる
弁護士や公認会計士等の専門家の指導を受けた 窓口担当者 が通報を受け付けます。
複数の担当者が対応しますので、通報が多数届いた場合でも対応することが可能です。
通報受付後の対応につなげやすい
通報に含まれる問題点は何か、緊急の対応が必要か、などの分類を行い、報告を行います。
ご要望に応じ、各種専門家による事実調査、事後対応のサポートも承ります。